Co musi zawierać faktura?

Dla każdego przedsiębiorcy faktura jest podstawowym dokumentem, który potwierdza nie tylko sprzedaż towarów lub wykonanie usługi, ale także np. otrzymanie zaliczki. Ma również znaczenie podatkowe. Co to jest faktura, co powinna zawierać i jakie są jej rodzaje?

Faktura to dokument potwierdzający dokonanie transakcji. Zawiera dane kontrahentów oraz przedmiot sprzedaży. Jest ona najpopularniejszym dokumentem wykorzystywanym w obrocie gospodarczym, jako forma zrealizowanej transakcji, dotyczącej sprzedaży produktów, towarów, wyrobów bądź usług. Wystawiana jest przez przedsiębiorcę w dwóch identycznych egzemplarzach. Oryginał dokumentu otrzymuje nabywca, z kolei kopia pozostaje u sprzedającego. Faktura musi zawierać określone dane.

Jakie są rodzaje faktur?

W obrocie gospodarczym można wyróżnić kilka rodzajów faktur:

1. Faktura VAT – jest ona najczęściej występującym dokumentem w obrocie gospodarczym. Dokumentuje sprzedaż towarów lub wykonanie usługi przez podmiot będącym podatnikiem VAT na rzecz innego podatnika. Faktura musi być wystawiona najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca, po dokonanej transakcji bądź 30 dni przed dostarczeniem towaru, bądź wykonaniu usługi po wcześniejszym otrzymaniu części lub całości zapłaty.
2. Faktura zaliczkowa – stanowi potwierdzenie otrzymania zadatku, przedpłaty lub zaliczki otrzymanej przez nabywcę jeszcze przed dokonaniem sprzedaży lub dostawy towarów oraz wykonaniem usługi. Musi być wystawiona najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca, po otrzymaniu zapłaty lub 60 dni przed jej otrzymaniem. Po zakończeniu transakcji konieczne jest wystawienie faktury końcowej. 
3. Faktura końcowa – jest sporządzana jako potwierdzenie otrzymanych zaliczek, zadatków lub przedpłat udokumentowanych fakturami zaliczkowymi. Jest wystawiana w sytuacji, kiedy wysokość zadatków nie była równa całej należności. W przypadku, gdy wcześniejsze wpłaty pokryły całość zobowiązania, wówczas nie ma konieczności wystawiania tego dokumentu. Faktura końcowa powinna zawierać spis wszystkich numerów faktur zaliczkowych.
4. Faktura uproszczona – czyli paragon fiskalny wystawiany do kwoty 100 euro, czyli 450 zł brutto. Konieczne jest zapis nr NIP nabywcy. Przedsiębiorca nie ma obowiązku korzystania z tego rodzaju dokumentu. 
5. Faktura VAT marża – w tym przypadku opodatkowaniu podlega jedynie kwota marży, pobierana przez sprzedawcę. Warto pamiętać, że nie można odliczyć podatku VAT z faktury potwierdzającej zakup odsprzedawanego towaru. Z kolei nabywca nie może odliczyć VAT od faktury VAT marża. 
6. Faktura pro forma – nie jest dokumentem księgowym, czyli nie powoduje konsekwencji podatkowych, a także nie jest wykazywana w KPiR i rejestrach VAT. Stanowi jedynie formę informacyjną dotyczącą ceny towarów lub usług. Pełni funkcję komunikacyjną pomiędzy kontrahentami. 

Istnieje jeszcze jeden rodzaj faktury, mianowicie: faktura VAT RR. Potwierdza transakcję z rolnikiem ryczałtowym. Jednak ten rodzaj dokumentu wystawiany jest przez nabywcę (nie przez sprzedającego) w dwóch egzemplarzach. Oryginał otrzymuje rolnik, kopia zostaje u kupującego.

Jakie dane musi zawierać faktura?

Poprawnie wystawiony dokument musi zawierać:

• datę wystawienia;
• kolejny numer dokumentu;
• dane sprzedawcy i nabywcy, wraz z numerami NIP;
• datę dokonania bądź zakończenia dostawy;
• rodzaj/nazwę usługi;
• ilość/miarę dostarczonych towarów;
• cenę jednostkową;
• kwoty rabatów, upustów lub obniżek;
• wartość towarów/usługi w kwocie netto;
• stawki podatku;
• sumę wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na poszczególne stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną z podatku;
• kwotę podatku od całkowitej wartości sprzedaży netto, uwzględniając podział na stawki podatku;
• kwotę należności ogółem.

Co jeszcze może znajdować się na fakturze?

W przypadku wystawiania faktury bez VAT konieczne jest umieszczenie podstawy prawnej umożliwiającej zwolnienie z VAT. Wyjątek stanowi korzystanie ze zwolnienia, którego podstawą jest nieprzekroczenie limitu obrotów. 

Z kolei na fakturach RR nie ma konieczności umieszczenia nr NIP rolnika, natomiast musi ona zawierać jego PESEL oraz nr i serię dowodu osobistego wraz z datą wydania dokumentu i nazwą organu wydającego. Dodatkowo musi zawierać podpis osoby sprzedającej swoje produkty, a także zapis brzmiący „Oświadczam, że jestem rolnikiem ryczałtowym zwolnionym od podatku od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatku od towarów i usług”. 

Jakie są formy wystawiania faktur?

Faktura musi być wystawiona w sytuacji, kiedy wykonywana jest określona czynność na rzecz innego przedsiębiorcy. Mowa tu o sprzedaży towarów lub wykonaniu usługi. W przypadku, kiedy nabywca jest osobą fizyczną i nie prowadzi działalności gospodarczej, wówczas fakturę wystawia się wyłącznie na jego żądanie, a dokonaną transakcję można udokumentować paragonem. Faktura może być wystawiana w formie papierowej lub elektronicznej. Warto pamiętać, że dokumenty podatkowe obowiązkowo należy przechowywać przez 5 lat, od końca roku kalendarzowego.

Program do wystawiania faktur, czy warto go wykorzystać?

Decydując się na program do wystawiania faktur, przedsiębiorca znacząco ułatwia sobie cały proces księgowości. To także duża oszczędność czasu i o wiele mniejsze ryzyko pomyłki. Odpowiednie ustawienia będą odpowiedzialne za kompletność danych na dokumencie. Dodatkowo nie ma konieczności wypisywania ich ręcznie, a dane kontrahentów są zapamiętywane w systemie. Wygenerowanie faktury trwa dosłownie chwilę i jest ona od razu gotowa do druku lub wysłania w formie elektronicznej. Warto pamiętać, że program do wystawiania faktur ma również dodatkowe funkcje, które znacząco ułatwiają zarządzanie.

Każdy przedsiębiorca, który prowadzi własną działalność gospodarczą, doskonale wie, jak ważnym dokumentem jest faktura. Kluczowa jest jej poprawność. Odpowiedni program znacząco uprości całą procedurę związaną z wystawianiem dokumentów.