Większość z przedsiębiorców w swojej karierze zawodowej zetknęła się z pojęciem inwentaryzacji. Nic dziwnego, ponieważ inwentaryzacja i konieczność jej przeprowadzenia wynika z przepisów prawa. Sprawdź, co to jest inwentaryzacja i w jaki sposób należy ją przeprowadzić?

Inwentaryzacja – co to jest?

Z definicji inwentaryzacja polega na ustalenia przy pomocy spisu faktycznego stanu pieniężnych i rzeczowych składników majątkowych oraz wyjaśnienie różnic stwierdzonych podczas inwentaryzacji ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej.

Przeprowadzenie w przedsiębiorstwie inwentaryzacji jest obowiązkiem, który nakłada na przedsiębiorcę ustawa o rachunkowości, a konkretnie w artykule 4 ust. 3 pkt 3 mowa, że rachunkowość przedsiębiorstwa obejmuje okresowe ustalanie lub sprawdzanie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów.

Na czym polega i jak przebiega inwentaryzacja?

Przedsiębiorcy przeprowadzają inwentaryzację samodzielnie z udziałem własnych pracowników lub wynajmując firmę zewnętrzną, taką jak choćby firmę RGIS każdego dnia wykonującą 800 inwentaryzacji dla firm dowolnej wielkości i branży.

Jeśli firmy decydują się na samodzielne przeprowadzenie inwentaryzacji, wyznaczają osobę odpowiedzialną za jej przeprowadzenie oraz pracowników, którzy mają w niej brać udział. Najczęściej w takiej sytuacji firma jest wyłączona na kilka dni z działalności i niestety inwentaryzacja przeprowadzona przez osoby do niej nieprzygotowane nie przebiega zbyt sprawnie.

Dużo lepszym rozwiązaniem jest zatrudnienie wykwalifikowanej firmy, która działa na własnych urządzeniach i przy pomocy specjalistów sprawnie potrafi przeprowadzić inwentaryzację, będąc dodatkowo obiektywnym i bezstronnym.

Inwentaryzacja to żmudna praca polegająca na liczeniu i aby mogła zakończyć się szybko, musi być przeprowadzona rzetelnie i bez błędów, by nie trzeba było liczyć ponownie i do skutku. Wszystkie działania to systematyczne zliczanie składników firmy oraz nanoszenie ich na specjalnie do tego przygotowane arkusze inwentaryzacyjne.

Cele i powody przeprowadzenia inwentaryzacji

Cel jest głównie jeden – przy pomocy spisu wszystkich finansowych i rzeczowych składników majątkowych firmy ustalenie stanu faktycznego. Powody zaś mogą być różne:

• wypełnienie warunków nałożonych na przedsiębiorcę o konieczności przeprowadzenia inwentaryzacji. Na przykład w działalności handlowej istnieje konieczność trzymania się terminu (do ostatniego dnia roku obrotowego);
• jeśli przedsiębiorca chce ustalić stan faktyczny, choćby z takich powodów, jak podejrzenia co do naruszeń i w tym przypadku nie obowiązują żadne terminy wynikające z przepisów.

W przypadku firm handlowych niedopełnienie obowiązku inwentaryzacji skutkować może odpowiedzialnością finansową. Którzy przedsiębiorcy obowiązani są do przeprowadzenia inwentaryzacji, precyzuje zapis rozporządzenia Ministra Finansów z 2003 roku o prowadzeniu księgi przychodów i rozchodów.